Wie berücksichtige ich geleistete Vorauszahlungen (Kaution)?

Um Vorauszahlungen bzw. Sicherheitsleistungen wie die Kaution im Vertragswesen und in der Fakturierung berücksichtigen zu können, ist es vorab vonnöten im Administrator-Bereich einen oder mehrere Kautionsartikel anzulegen.

Wechseln Sie hierzu in den Administratorbereich, dort in die Fakturierung und den Unterpunkt der Artikel. Hier müssen Sie bei Neuanlage des Artikels beachten unter dem Artikeltyp "Kautionsartikel" auszuwählen.

Die Besonderheit dieses Artikeltyps ist, dass er sowohl in der Erfassung, als auch in den anschließend generierten Vorgängen wie Angebot, Vertrag, Rechnung und Gutschrift nicht automatisch mit den anderen Vorgangsposten verrechnet wird sondern separat ausgegeben werden kann.

Nach Erstellung des Artikels ist es Ihnen möglich den Kautionsartikel in der Erfassung über die Artikelliste zu laden und auszuwählen.

Bei anschließender Erstellung eines Vorgangs kann der Kautionsartikel wie die anderen einzelnen Vorgangsposten mit aufgenommen oder ausgeschlossen werden.

Damit der Kautionsartikel in den Vorgängen allerdings gesondert ausgewiesen wird, ist es vorab notwendig, die Vorgangsvorlagen entsprechend anzupassen und mit den zur Verfügung gestellten Platzhaltern zur Kaution zu versehen. Wie Sie grundlegend Vorgangsvorlagen erstellen, erfahren Sie hier.

Die Platzhalter sind wie gewohnt im Administrator-Bereich unter der Fakturierung einzusehen:

Die gewünschten Platzhalter können nun in Ihre ODT-Vorlagen integriert werden. Dies könnte folgendermaßen aussehen:

Nach dem Speichern und Hochladen der Vorgangsvorlage können Sie von nun an die angepasste Vorlage nutzen. Die Platzhalter werden wie beispielhaft dargestellt entsprechend ausgefüllt:

Des Weiteren können die Kautions-Platzhalter auch in den Zusatzvereinbarungen genutzt werden. Es findet ebenfalls die automatische Ersetzung durch den in der Erfassung eingegebenen Kautionsbetrag statt.