Wie erstelle ich Rechnung, Angebot oder Vertrag?

Um Rechnungen generieren zu können, muss vorab zumindest eine Vorlage des Typs Rechnung erstellt und im Administrator-Bereich hochgeladen worden sein. Wie dies von statten geht, erfahren Sie hier.

  1. Angebote und Verträge werden analog zu diesem Beispiel erstellt. Zu Beginn wird die Veranstaltung geöffnet, welche abgerechnet werden soll. Hier muss nun unter dem Punkt Fakturierung diese aktiviert werden. Wenn gewünscht, können vor dem Speichern noch diverse Einstellungen vorgenommen werden.

  2. Nach dem Speichern sind in der linken Explorer-Leiste die drei Unterpunkte der Erfassung, der Zusatzvereinbarungen und der Vorgänge verfügbar. Nun kann in die Erfassung gewechselt und diverse Einstellungen vorgenommen werden. Beispielsweise das Ändern eines Preisprofils, das Anlegen von Artikeln, das Entfernen von Vorgangsposten oder aber das Setzen von Rabatten bzw. Zuschlägen.

  3. Nach der gewünschten Anpassung ist es möglich in die Zusatzvereinbarungen zu wechseln und hier entweder neue zu generieren, oder aber die benötigten aus den Vorlagen auszuwählen und gegebenenfalls zu editieren. Die Zusatzvereinbarungen werden, wenn die zugehörige Tabelle in die Vorgangsvorlage integriert wurde, mit auf dem jeweiligen Vorgang ausgewiesen.

  4. Jetzt kann der Vorgang durch Erstellung eines Angebots, eines Vertrags, einer Rechnung oder aber einer Gutschrift abgeschlossen werden. Wählen Sie den Punkt Vorgänge und dort die gewünschte Vorlage aus.

  5. Anschließend können Sie noch einmal die einzelnen Vorgangsposten kontrollieren und vom Vorgang entfernen. Insofern ein Vorgang den Status "Entwurf" besitzt und ein Vorgangsposten in der Erfassung oder bei Vorgangserstellung bzw. -editierung bezüglich des Preises verändert wird, hat dies wechselseitige Auswirkung. Sobald Vorgänge erstellt wurden, haben Änderungen in der Erfassung keine Auswirkungen mehr auf diese.

  6. Ist alles eingestellt, können die Daten des Vorgangs angepasst werden. Klicken Sie die Vorschau an, um vor letztendlicher Erstellung des Vorgangs die Ansicht zu kontrollieren. Hier wird Ihnen anhand eines PDFs gezeigt, wie das Dokument aussieht.

  7. Sollten hier Anpassungen vonnöten sein, können Sie den Vorgang jederzeit schließen und unter dem Punkt der Erfassung, der Zusatzvereinbarungen oder aber in der Vorgangserstellung Änderungen vornehmen. Ist allerdings alles zu Ihrer Zufriedenheit ausgewiesen, können Sie das PDF schließen und im vorherigen Fenster über den Aktion-Button das Dokument generieren.

  8. Falls dennoch auch nachträglich noch Änderungen am Dokument nötig sein sollten, können Sie dieses nebst dem PDF-Format auch im ODT-Format herunterladen. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier.

Zusätzlich können die erstellten Dokumente auch direkt aus Kulturklick per E-Mail versendet werden. Eine Beschreibung finden Sie hier.